O Fluxo de Caixa corresponde ao planejamento orçamentário e movimentação financeira diária da escola. Ele é fundamental para que o diretor possa ter a noção real da situação financeira e assim honrar com os compromissos atuais e realizar o planejamento orçamentário. Quanto mais estruturado o caixa, melhor a escola funciona, afinal o financeiro é o patrocinador de todas as ações da escola. Por isso, é necessário um controle rígido das entradas – faturamento – e saídas – despesas –, eles fornecerão as informações para gerar os indicadores com os resultados da escola.
Para entender melhor a construção e os cuidados que devem ser tomados na estruturação e trabalho diário com o fluxo de caixa, continuem lendo até o final de post.
O que é a Gestão do Fluxo de Caixa
A gestão de fluxo de caixa é o controle de todas as finanças da escola, ela é necessária para diagnosticar as finanças em períodos determinados, auxiliando a direção a realizar os investimentos de maneira mais assertiva. Portanto, tendo uma gestão financeira eficaz, as entradas e as saídas ficam sob controle, evitando contratempos, prejuízos e resultados indesejados. Para que o Fluxo de caixa e sua gestão sejam seguros é fundamental que todas as anotações de entrada e saída sejam realizadas corretamente e que o caixa seja fechado todos os dias, ou seja, todos os dias o diretor precisa saber qual o valor financeiro disponível no caixa.
Para auxiliar neste controle, um software de gestão financeira pode ser instalado na escola.
Qual a importância da Gestão do Fluxo de Caixa?
Manter os registros em dia e realizar o fechamento do caixa todos os dias é uma tarefa fundamental. O colaborador que é o assistente financeiro além de pagar as contas no devido prazo, pode realizar negociações se necessário para melhores prazos e realizar previsões futuras. Assessora a alta gestão na contratação de produtos e serviços, evitando que sejam feitas sem respaldo financeiro. Através do controle de entradas identifica com rapidez a existência de débitos, facilitando a cobrança dos inadimplentes. O planejamento financeiro demonstra o lucro e os resultados, evitando erros na gestão que podem levar a prejuízos.
Em alguns casos, ele pode ser utilizado até mesmo para verificar se existem desvios de dinheiro. Assim, contando com os dados, a equipe educativa tem a possibilidade de analisar a veracidade de todas as informações de ordem bancária.
Quanto mais organizado e controlado o fluxo de caixa, melhor e mais assertivas serão as decisões da alta gestão.
EFICÁCIA NA GESTÃO DO FLUXO DE CAIXA EM 6 TÓPICOS:
- REGISTRO: Por meio do registro, monitoramento e análise do caixa, é possível ter em mãos todos os dados referentes aos valores que entram e saem da escola, como contas de manutenção, pagamento de funcionários, débitos, entre outros. Cada verba deve ser devidamente identificada para evitar troca de informações entre os diferentes setores da escola
- PROBLEMAS E RISCOS: Acompanhando constantemente o fluxo de caixa é possível identificar problemas e potenciais riscos para as finanças. Por exemplo, é possível verificar a quantidade de devedores, se existe desperdício de recursos, se os investimentos estão dando resultados positivos e, ainda, se as estratégias foram bem-sucedidas em determinado período. Assim, o diagnóstico é fundamental para que o diretor reveja ou fortaleça ações dentro da escola, impedindo até mesmo prejuízos a longo prazo.
- ABERTURA E FECHAMENTO DO CAIXA: A prática diária de abertura e fechamento do caixa é imprescindível para saber quanto capital a escola começa o dia e com quanto ela termina. Ou seja, é possível verificar os períodos de maior custo e elaborar um planejamento adequado para que o orçamento supere dificuldades em épocas de baixa.
- ESTABELECIMENTO DE PARÂMETROS: O diretor deve estabelecer parâmetros confiáveis para realizar as projeções financeiras da instituição de ensino, tendo informações verídicas e compatíveis com a realidade. Para isso, pode-se comparar o desempenho obtido em períodos anteriores com o atual, conseguindo ter um melhor controle mensal do fluxo de caixa e prever os custos médios da escola.
- DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS: Do mesmo modo, é fundamental definir objetivos para orientar os processos de decisão e, também, para ter uma maior organização orçamentária. Com isso, a direção entende como os investimentos impactam o caixa da instituição escolar, quais são as projeções e os resultados, além de saber exatamente quais são os valores necessários que precisam ser honrados para custear o funcionamento do espaço educativo.
- MELHORES PRÁTICAS: Para otimizar ainda mais o fluxo de caixa e ter o controle de todos os documentos, o mais indicado é adotar uma ferramenta que seja de fácil manuseio, como uma planilha ou um software específico de gestão financeira.
BOAS PRÁTICAS E PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO EFICIENTE
- Acompanhar os investimentos;
Manter o acompanhamento dos investimentos para verificar a evolução dos projetos da escola. Isso faz com que o diretor consiga identificar e corrigir inconsistências e, também, reconhecer oportunidades que geram crescimento. Para que os investimentos não virem gastos, ao adotar novas metodologias e ferramentas, a escola precisa analisar o retorno obtido e verificar se a equipe de trabalho lida bem com a implementação das mudanças.
- Manter o controle financeiro;
Não basta apenas planejar, é preciso ter o controle periódico do orçamento para seguir com as estratégias e, ainda, revisar as ações que já foram tomadas. Assim, caso o caixa não for executado conforme o planejado, o assistente financeiro pode entender quais fatores geram o problema e se impactarão o futuro da escola
- Fazer o planejamento orçamentário;
Contando com um bom planejamento orçamentário, é possível analisar com mais detalhes quais são os valores disponíveis para cada setor mensalmente e ainda, identificar pontos de melhoria para reduzir gastos. Tudo isso torna o fluxo de caixa mais fluído e rentável, pois identifica-se todas as despesas e receitas, assim como os resultados esperados.
- Atualizar diariamente as informações
Informações erradas ou desatualizadas podem oferecer problemas no momento de analisar o fluxo de caixa. Para isso, é preciso estar atento quanto aos números que são incluídos nos relatórios e ter atenção total para não confundir os valores de recebimentos e pagamentos. Por isso, o mais indicado é atualizar as informações diariamente.
- Acompanhar a movimentação dos recursos;
Ter uma rotina de organização e acompanhamento da movimentação dos recursos também é imprescindível para obter projeções exatas e reais. Isso porque, a falta de registro das entradas e saídas pode provocar erros no orçamento e comprometer todo o fluxo de caixa da escola. Portanto, para que o sistema funcione adequadamente, todo tipo de movimentação, por menos que seja, precisa ser descrito.
PRINCIPAIS PRÁTICAS QUE DEVEM SER EVITADAS
Pequenos erros podem levar a grandes prejuízos!
- Lançar valores incorretos ou em lugares errados;
O orçamento pode ser diretamente impactado quando ocorre o lançamento de valores que ainda não entraram ou não saíram do caixa. Em pagamentos de contas a prazo, por exemplo, é preciso realizar as saídas de acordo com a data de desembolso do dinheiro, que só acontece quando o dinheiro efetivamente sai do caixa da escola.
- Não categorizar as contas;
O orçamento pode ser diretamente impactado quando ocorre o lançamento de valores que ainda não entraram ou não saíram do caixa. Em pagamentos de contas a prazo, por exemplo, é preciso realizar as saídas de acordo com a data de desembolso do dinheiro, que só acontece quando o dinheiro efetivamente sai do caixa da escola.
- Desconsiderar o fluxo de caixa como ferramenta gerencial;
Um erro bastante comum é desconsiderar o fluxo de caixa como ferramenta gerencial. Até porque, ele serve para que o diretor possa decidir onde alocar os recursos e para tomar medidas preventivas, caso seja necessário. Sem as projeções, o orçamento pode apresentar falhas e impedir a mensuração dos resultados da escola.
- Deixar de estabelecer indicador financeiro;
Os indicadores de desempenho financeiro oferecem as devidas condições para avaliar cada etapa do fluxo de caixa. Eles podem dar informações úteis também em relação ao aumento da receita, da maximização de utilização dos recursos, além de índices de crescimento dos investimentos.
- Não lançar toda movimentação;
O assistente financeiro deve lançar toda a movimentação das entradas e saídas, por menores que sejam. Portanto, independentemente do valor, tudo deve ser registrado corretamente para que a direção tenha uma visão abrangente da situação da escola e elabore, com isso, modificações ou alterações necessárias.
- Misturar contas pessoa física com as contas da escola – pessoa jurídica.
As contas da escola devem ser devidamente separadas das contas pessoais dos mantenedores. Lançamentos cruzados podem gerar análise equivocada dos resultados da escola e dificultar projeções e investimentos.
O diretor necessita ter em mente que a correta gestão das finanças é essencial, até mesmo para a própria continuidade da escola. Mesmo assim, quando falta informação em um plano estratégico, a equipe escolar pode acabar cometendo erros fatais para o correto funcionamento de seus serviços.
O controle do caixa escolar, assim como em qualquer outra empresa, deve ser feito de maneira rigorosa. Isso porque, é possível acompanhar o fluxo financeiro e garantir que o crescimento ocorra de forma sustentável, além de entender como investir no desenvolvimento estrutural e pedagógico.
A escola que não toma tais ações corre altos riscos de perder dinheiro e, no pior dos casos, sofrer falência. Atualmente, é possível fazer a gestão por meio de ferramentas que simplificam a administração financeira do que entra e sai da escola, tornando possível a otimização dos custos e a garantia de mais economia – planilha ou software e sistemas para emissão e controle de boletos.
Os sistemas voltados para a emissão e controle de boletos são indicados para fazer o lançamento e manter o controle do caixa escolar. Por meio deles, é possível conferir se os boletos foram emitidos ou pagos e, ainda, verificar quais estão vencidos e próximos da data de pagamento.
Além disso, torna-se mais simples verificar inadimplência no pagamento das mensalidades, das contas e, também, obter informações da situação das despesas como um todo.
A correta gestão de caixa é imprescindível para administrar da melhor forma as finanças da escola. Ela permite diversas facilidades e torna os processos mais confiáveis e seguros para toda a comunidade escolar. Com isso, certamente a direção alcançará bons resultados, e conseguirá prever, de forma precisa, as movimentações necessárias para alcançar a estabilidade orçamentária. Consequência, aumento de rentabilidade.
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