Seria bom se existisse uma fórmula mágica que garantisse o melhor desempenho de todas as áreas de uma empresa, desde a administração até o pós-venda. Infelizmente isso não existe. E esse processo pode parecer ainda mais complicado quando se trata de uma instituição de ensino. Pois achar um caminho para integrar as áreas pedagógicas com as demais, como o setor financeiro, se torna uma tarefa contínua.
Para te ajudar a facilitar o processo, elencamos alguns pontos essenciais que irão mover a sua instituição no caminho da união, fazendo com que todos os setores entendam uma linguagem comum.
Para isso, é importante compreender também sobre a gestão escolar e os seus diferentes aspectos dentro de uma instituição de ensino. Abaixo estão algumas dicas e tópicos essenciais para acertar nas ações de integração entre os diferentes setores da sua escola. Continue a leitura e confira.
Gestão escolar
Todo gestor sabe que é importante traçar metas, fazer análises e ter controle sobre todas as áreas de uma empresa. Mas no caso do ensino, a primeira coisa a se fazer é estruturar um planejamento pedagógico, pois essa é a finalidade da instituição. Para isso, os gestores empregam muito tempo, o que pode acabar sobrecarregando o planejamento da instituição como um todo.
Tenha em mente a necessidade de olhar para a sua escola com o cuidado necessário para manter o planejamento pedagógico e, também, estabelecer uma organização para todas as outras áreas. Saiba que o bom andamento de uma instituição de ensino parte também do plano educacional, que caracteriza um conjunto de ações administrativas que fazem parte da rotina da empresa.
A gestão como elemento da integração pedagógica e financeira
Entender a importância da comunicação entre os setores é o primeiro passo para garantir a excelência no serviço educacional. Para isso, o consultor Antonio Donizete, diretor da Travessa Educacional, aponta que a integração é um resultado da responsabilidade distribuída a cada departamento de uma escola, o que deve ser feito pelo diretor ou gestor da instituição.
A integração faz parte do cotidiano das escolas, já que os setores dependem uns dos outros para realizar as suas tarefas. Um exemplo é quando o pedagógico planeja uma ação que consegue ser realizada porque o financeiro viabilizou o investimento. Assim, todas as áreas são interligadas e precisam ter conhecimento sobre todas as etapas que envolvem o andamento do serviço educacional. “Cabe ao diretor da escola fazer com que os setores realizem os planejamentos de forma cruzada”, pontua Donizete.
Para que o fluxo de trabalho seja positivo e a integração bem-sucedida, é importante que a gestão da instituição entenda alguns passos necessários da implantação de processos cruzados. Segundo a consultoria Travessa Educacional, os pontos são:
- O planejamento estratégico da escola realizado pelo diretor deve contar com a participação dos coordenadores de todas as áreas;
- O financeiro precisa participar do planejamento pedagógico, pois assim poderá atuar melhor por ter mais conhecimento;
- O financeiro precisa fazer o planejamento anual do pedagógico junto com os respectivos coordenadores pedagógicos;
- Os indicadores de desempenho e qualidade devem ser pensados e implantados com o conhecimento de ambos os setores;
- Durante o ano letivo, caso ocorram admissões, demissões e aquisições que não constam do planejamento anual, é necessário que o financeiro seja consultado.
Organizar como chave para a integração
Não tem segredo ou fórmula mágica, mas a palavra de ordem é organização. Para manter as engrenagens de todo o processo de gestão (e aqui entram todos os setores da sua instituição) é imprescindível a adoção de algumas rotinas simples. Para isso, criar processos que facilitem a organização e manter dados e informações atualizados já é um primeiro passo. Afinal, isso ajuda em todas as áreas, e um bom exemplo disso é a necessidade de diferentes setores precisarem de acesso aos dados referente a uma matrícula de um aluno.
Por exemplo, o pedagógico pode precisar encaminhar o aluno para casa ou, então, o financeiro pode verificar e contatar o responsável para tratar de algum assunto específico sobre as mensalidades. Assim, tanto o pedagógico quanto o financeiro precisam ter acesso às informações corretas.
Acredite, a organização é a chave e ela não é tão complicada assim. No caso acima, apostar em uma campanha de atualização cadastral é uma ótima ação. Divulgar nos canais de contato com os pais e responsáveis a necessidade de atualizar os dados, pedir a confirmação de algumas informações pode ser um caminho para também aproveitar o contato e estreitar laços.
Além disso, é necessário que a comunicação entre os setores seja plena e que todos tenham acesso aos assuntos que ocorrem na instituição. Afinal, cada setor tem sua parcela de responsabilidade sobre a instituição. “O setor financeiro precisa de previsibilidade, precisa saber quanto terá de receita e quanto será utilizado para pagamento das despesas. Garantindo que o pedagógico, administrativo e o marketing desempenhem um serviço educacional de excelência. Pois, quanto mais conhecimento um setor tem do outro, maior será a contribuição para o todo e, com certeza, isso irá refletir na qualidade do serviço educacional entregue”, afirma Donizete.
Informatize o seu sistema e escolha um aliado
Quando falamos em sistema, logo pensamos em algo tecnológico. Mas é preciso ter em mente que a forma de operar em sua empresa ou instituição já caracteriza um tipo de “sistema”, mesmo que ele ainda seja manual. Assim, apostar na tecnologia é um caminho a ser seguido, porque os benefícios são sempre maiores. Um exemplo é a adaptação abrupta ao sistema de ensino remoto, uma demanda imposta em grande parte pela pandemia, que demanda (e muito) de tecnologia. Por mais que o debate seja longo, ainda assim é consenso que a adaptação e a oferta dessa modalidade é cada vez maior. Nesse caso, a tecnologia se torna uma ferramenta essencial de trabalho.
Da mesma forma, usar a tecnologia como aliada para outros setores também é importante. Se você hoje é o administrador de uma instituição de ensino e tem o costume de fazer emissão de cobranças manualmente, sabe que isso leva um tempo e tanto. Mas é necessário considerar as opções que existem para melhorar o desempenho do seu processo financeiro.
Escolha um aliado
A emissão de cobranças automatizada pode suprir a necessidade da sua escola. Por isso, o facilitador de pagamentos Wide Pay é a opção para quem precisa de um aliado, uma vez que o sistema emite cobranças através de boletos e carnês, com total segurança, utilizando a sua conta bancária ou da sua empresa. O facilitador também oferece uma modalidade de emissão para quem não tem ou não quer utilizar a conta bancária, disponibilizando os valores recebidos pelos boletos quitados direto em uma conta Wide Pay.
Apostar em sistemas de gestão e processos de gerenciamento também são boas escolhas para melhorar a integração dos setores da sua instituição de ensino. A automatização ajuda a atingir objetivos e disponibiliza mais tempo para traçar novas metas, melhorando o desempenho da sua empresa e facilitando a operação dos setores.
Saiba mais sobre os serviços Wide Pay e as opções de automatização de cobranças que o facilitador de pagamentos pode te oferecer. Fale com um consultor e conheça os planos que melhor se encaixam com a sua instituição de ensino.