A eficiência nos índices de cobrança é um dos indicadores financeiros mais importantes para qualquer negócio — e não é diferente para as clínicas odontológicas. Esse, aliás, é um setor em que a inadimplência tem peso ainda mais relevante, especialmente no caso de profissionais autônomos, os quais recebem de acordo com os atendimentos.
Ou seja, a inadimplência em uma clínica odontológica é um fator de risco para o negócio na medida em que afeta diretamente o fluxo de caixa. Sendo assim, a cobrança merece uma atenção especial dos gestores — sejam eles autônomos ou não.
4 dicas para melhorar a cobrança na sua clínica odontológica
Quando falamos em cobrança, é possível que a primeira coisa que venha em mente seja pegar o telefone e ligar para o seu cliente. No entanto, o processo começa antes mesmo de uma fatura ser gerada. Para ajudá-lo com a cobrança na sua clínica odontológica, preparamos algumas dicas para reduzir o seu índice de inadimplência.
Dica #1 • Dedique atenção especial à fidelização
A fidelização é especialmente importante em negócios em que há grande ciclicidade, como acontece em clínicas odontológicas. Em muitos casos, os pacientes aparecem para consultas anuais. Sendo assim, a fidelização ganha um peso ímpar no sucesso da sua clínica.
E como ela ajuda na inadimplência? Podemos citar dois benefícios diretos. Em primeiro lugar, quanto mais clientes a sua clínica odontológica possuir, maior também será o faturamento. Como consequência, menor o peso de cada cliente que estiver em dívida com os serviços prestados.
Imagine, por exemplo, que a sua clínica prestou serviços a um cliente no total de R$1.000 — e que ele acabou dando calote. Se você tem um faturamento total no período de R$10.000, isso representa um índice de inadimplência de 10%. Por outro lado, caso o faturamento total passe a ser de R$25.000, por exemplo, o mesmo indicador baixa para 4%.
Ou seja, quanto maior o seu faturamento, menor será a exposição e o risco para cada cliente, portanto, maior o controle sobre esse indicador. Claro a fidelização é uma ótima forma de gerar receitas, algo que contribui com a solidez do seu negócio e a melhora nos níveis de cobrança.
Além disso, clientes fidelizados tendem a apresentar uma maior conexão com o seu estabelecimento. Isso pode parecer apenas um detalhe, mas faz toda a diferença: clientes satisfeitos apresentam maior confiança e carinho pelo negócio, e tendem a apresentar esforço para cumprir com os seus pagamentos.
Dica #2 • Classifique seus clientes pela confiabilidade
Sabemos que classificar clientes, especialmente para quem atende pessoas e atua no campo da saúde, pode ser algo a evitar. No entanto, quando o assunto é a saúde financeira de um negócio, essa é uma etapa importante.
Ao identificar bons pagadores, você pode buscar mecanismos de estimular que sigam seus tratamentos com a sua clínica odontológica. Isso pode ser feito tanto com a concessão de descontos ou até mesmo com promoções.
Independente da estratégia, o importante é ter algum tipo de ação que incentive o bom pagador a ser cliente da sua clínica. Ofertas desse tipo (como descontos) tendem a estimular a adimplência na medida em que representam um benefício ao paciente, portanto, ajudar a controlar os seus índices de cobrança.
Dica #3 • Aproxime-se de clientes inadimplentes
Essa dica pode parecer um pouco sem sentido em um primeiro momento, certo? Por que motivo vale a pena aproximar-se de um cliente inadimplente? Simples: entender a sua situação e por qual motivo o pagamento acordado não foi realizado.
Em primeiro lugar, uma boa parte dos atrasos não são calotes premeditados, mas frutos de simples esquecimento. Sendo assim, um e-mail ou uma mensagem no WhatsApp podem resolver o pagamento que estava pendente em poucos minutos.
Já em outros casos, a situação pode ser um pouco mais delicada — como ter um cliente endividado, por exemplo. Nesta situação, é preciso ser sincero consigo mesmo: o serviço odontológico, embora importante, raramente está na lista de prioridades de uma pessoa. Em situação financeira adversa, o seu pagamento tende a ser preterido aos serviços mais básicos (como gastos com alimentação).
Ao entrar em contato com esse cliente, contudo, você pode oferecer uma renegociação da sua dívida, permitindo ao cliente que parcele novamente os valores devidos. Aqui, embora caiba cobrança de multa e juros, veja se essa prática efetivamente faz sentido. Por vezes, vale a pena abrir mão desse ganho adicional para garantir o recebimento do serviço prestado.
Vale lembrar que práticas como essa possuem múltiplos benefícios. Podemos mencionar o recebimento de um valor devido como principal, mas o bom relacionamento com cliente também pode trazer frutos. Ele certamente olhará com mais carinho para a sua clínica odontológica e pode até divulgá-la de maneira positiva para conhecidos.
Dica #4 • Utilize canais digitais de cobrança
Por fim, não podemos ignorar os canais digitais de cobrança. Em tempos de coronavírus, como vivemos em 2020, eles se tornam ainda mais fundamentais, permitindo ao seu negócio seguir com entradas de caixa mesmo com isolamento social.
A grande vantagem deste canal é a flexibilidade oferecida. O seu cliente, afinal, consegue pagar de onde estiver, sem precisar deslocar-se presencialmente até a sua clínica odontológica. Além disso, a comunicação em caso de dúvidas e dificuldades é facilitada, assim como ajuda a melhorar os resultados de cobrança.
Neste ponto, vale observar que muitos tratamentos odontológicos possuem um custo elevado, impedindo que os clientes paguem à vista. Neste caso, o ideal é dividir e gerar pagamentos recorrentes. Isso ajuda tanto a caber no orçamento do seu paciente, como também a estabelecer entradas de capital recorrentes no seu caixa.
Todos esses benefícios podem ser encontrados em sistemas de cobrança digitais, como oferecemos no Wide Pay. A nossa ferramenta permite o uso dos canais digitais de cobrança, além de diferentes métodos de pagamento.
Sendo assim, você tem uma excelente forma de seguir cobrando os seus clientes e garantir recebimentos na sua clínica odontológica, preservando a eficiência operacional e a saúde financeira do seu negócio.
