A área de finanças é o coração de qualquer negócio. De nada adianta ter ideias brilhantes, funcionários motivados ou uma estrutura operacional perfeita sem o “sangue” para ser enviado para os demais órgãos. Naturalmente que a analogia ao sangue é, na prática, o dinheiro.
Por essa razão, é essencial organizar o setor financeiro da sua empresa. Ele precisa estar totalmente estruturado para que os processos fluam bem, mas sem prejudicar o fluxo de caixa.
Se você tem dificuldades nessa atividade, listamos a seguir algumas dicas para essa tarefa.
5 dicas para organizar o setor financeiro da sua empresa
Organizar o setor financeiro da sua empresa exige mais disciplina do que conhecimento técnico. Embora os números assustam algumas pessoas, não é difícil fazer o gerenciamento das finanças e, com um pouquinho de cuidado, fica fácil organizar o departamento.
Vamos então conferir algumas dicas para organizar o setor financeiro da sua empresa.
1. Separe as finanças pessoais das finanças empresariais
Pode parecer uma dica boba, mas muitos dos pequenos empreendedores ignoram essa situação quando vão analisar o próprio planejamento financeiro. É extremamente comum, afinal, que tudo seja avaliado de uma mesma ótica, como um pacote só.
Esse é um erro que você não pode cometer. Se estamos falando de organizar o setor financeiro da sua empresa, essa bagunça não pode aparecer de forma alguma. É preciso separar às duas situações, por mais próximas que elas sejam na prática.
Por menor que seja o impacto da mistura, esse é o caminho para a gestão financeira se perder. No longo prazo, fica difícil entender se os resultados não estão positivos por um momento ruim do negócio ou se é porque foram feitas retiradas em excesso pelos sócios (e essas, em muitas vezes, podem ser sem descrição da finalidade).
2. Elabore um planejamento financeiro
Quando falamos sobre organização, é fundamental que a empresa tenha um planejamento financeiro. Isso evita uma gestão marcada por “tentativa e erro”. É preciso sim ter uma previsão do que se espera em termos de faturamento e também de gastos ao longo de cada ano. O orçamento é perfeito para esse objetivo.
É claro que imprevistos acontecem. As receitas podem não vir conforme o esperado em um determinado mês. Os gastos podem ser acima do imaginado em função de algum acontecimento esporádico. No entanto, como saber que esses eventos são realmente deslizes se não, há qualquer tipo de gestão?
Ademais, ao contrário do que muitos empreendedores amadores fazem, o orçamento não deve ser uma ferramenta estática. Ou seja, não se faz um planejamento para ficar apenas olhando os números. Você deve acompanhar, atualizar e agir sempre que necessário. Trata-se, acima de tudo, de uma importante ferramenta de gestão.
3. Tenha disciplina com as suas finanças
Outro erro comum de quem não consegue organizar o setor financeiro de uma empresa é a falta de disciplina. Gostando ou não da área, é preciso sim ter uma rotina específica que contemple as atividades financeiras.
Aqui, estamos falando do acompanhamento dos gastos, de conferir extratos bancários, de cobrar clientes inadimplentes e de atualizar planilhas e documentos. Essas atividades não precisam ser executadas necessariamente pelo dono do negócio, mas o acompanhamento é primordial. Como tomar decisões certeiras estando às cegas com a gestão financeira?
Reserve periodicamente um espaço da sua agenda para analisar o que acontece na empresa. Essa é a melhor forma para ficar antenado a tudo que acontece e melhorar a organização do setor financeiro.
4. Não tome decisões com base no achismo
Um bom gestor financeiro está sempre de olho no que aconteceu, no que está acontecendo e também no que ainda irá acontecer dentro do negócio. Isso é primordial para qualquer tomada de decisão.
Assim, antes de decidir pela compra de um novo equipamento ou a contratação de um novo colaborador, verifique sempre a situação financeira da empresa. Avalie seus prazos, negocie condições com fornecedores. Toda ação deve ser refletida em algum ganho técnico para o negócio — e jamais ser feita tendo como base a emoção.
5. Use a tecnologia para facilitar a organização
No atual momento da tecnologia, não há espaço para manter processos financeiros simples de maneira manual. Esse é um cenário que aumenta a possibilidade de erro humano, torna os processos internos mais lentos e prejudica a produtividade da sua equipe financeira.
Existem diversas soluções e ferramentas que propiciam uma melhora significativa dos resultados. Neste ponto não estamos falando de softwares complexos e de alto custo. Uma simples planilha já é capaz de proporcionar excelentes resultados para organizar financeiramente o seu negócio.
Se você ainda não tem a sua, aproveite para baixar gratuitamente a planilha da Wide Pay e começar a otimizar a sua produtividade dentro da área financeira.
