Os bilhões de boletos gerados no Brasil em 2019 evidenciam um fato: é essencial oferecer esse meio de pagamento no seu negócio. Sabemos que boletos facilitam a vida do cliente, mas será que também facilitam a rotina do vendedor? Isso depende de dois fatores: número de transações diárias e uma equipe disponível para realizar a conciliação bancária manualmente.
Uma loja online vende milhares de produtos todos os dias, seja por boletos ou por carnês? Então é necessário ter um verdadeiro exército de contadores especialistas. Eles devem conciliar dados com a máxima atenção, de modo a reduzir erros. E precisam ainda enfrentar o lado negativo do processo manual.
Hoje, há tecnologias emergentes projetadas para a conciliação bancária de boletos. Mas seis a cada dez organizações financeiras ainda dependem da conciliação manual, conforme análise da BlackLine Magazine.
Contudo, avalie se realizar a conciliação bancária manualmente é o melhor para o seu negócio. Esse método possui algumas desvantagens que não podem ser ignoradas. Quer saber quais são? Continue lendo a matéria!
Quais as desvantagens de fazer a conciliação bancária manualmente?
Esta lista revela os problemas que sua empresa pode ter se continuar com o processo de conciliação manual dos boletos bancários:
- Insegurança técnica.
- Desconfiança.
- Erros humanos.
- Perda de tempo e dinheiro.
- Falta de integração.
- Suposições.
Saiba o que significa cada item da lista:
Insegurança técnica
No processo manual, o vendedor precisa acessar o internet banking do próprio computador ou celular para enviar e baixar dados. Os dispositivos usados devem ser seguros, com antivírus atualizados.
Imagine um contador que acessa a página do banco com smartphone ou notebook desprotegidos. Nesse caso, a segurança do processo fica seriamente comprometida, porque conta apenas com o sistema de defesa da instituição bancária.
Desconfiança
Quem da equipe é confiável para ter acesso total aos pagamentos realizados para a sua empresa?
Tenha em mente que os seus dados podem parar direto nas mãos dos concorrentes. Basta o funcionário responsável pela conciliação de boletos estar mal-intencionado e vender suas informações.
Erros humanos
O problema em deixar o serviço sob responsabilidade de seres humanos não está apenas na confiança. Qualquer pessoa, por mais inteligente, bem-intencionada ou dedicada que seja, pode errar no serviço. Principalmente em tarefas cujo diferencial está nos detalhes, como a emissão de dados dos boletos, por exemplo.
Ao fazer conciliação bancária manualmente, qualquer pequeno erro gera grandes problemas. Isso ocupa um tempo que poderia ser utilizado na gestão de cobranças, por exemplo. Também pode resultar em informações imprecisas, que geram barreiras para detectar fraudes.
Quanto maior e mais tecnicamente preparada é a equipe de gestão de cobranças, menor a chance de haver erros. Isso pode sair bastante caro para o orçamento da empresa. Para não errar, só contratando mesmo os robôs gateways.
Perda de tempo e dinheiro
Manualmente, o processo de conciliação pode demorar diversas horas. E é preciso reforçar: nesse tempo, a equipe poderia desempenhar outras tarefas importantes no dia a dia corporativo. Isso exige que empresários paguem salários para que profissionais trabalhem em tempo integral – geralmente contadores cujos serviços são caros.
Falta de integração
Se sua loja emite boletos com diferentes bancos, os responsáveis por conciliar precisam acessar várias páginas de internet banking. Isso leva a certa demora para cada etapa de login.
Em sistemas automatizados, o vendedor pode trabalhar com diversas redes bancárias em apenas uma tela do gateway.
Suposições
Outra desvantagem é a de que os contadores recebem dados incompletos. Ou seja, há muitas suposições envolvidas no processo de fazer a conciliação bancária manualmente.
Conforme cresce o número de contas, dados e operações, cresce também o nível de complexidade das conciliações. Isso aumenta as suposições, o que resulta em erros e mantém boletos em aberto por causa de informações ausentes.
Como escapar das desvantagens de fazer a conciliação bancária manualmente?
Nada mais prático do que integrar, na sua loja virtual ou nas páginas de vendas, um gateway de pagamentos. Esse recurso automatiza a conciliação dos boletos bancários.
Os gateways oferecem ainda um sistema de segurança avançado. Esse sistema, quando associado aos dos bancos, oferece aos vendedores uma defesa técnica mais eficiente.
Ao automatizar, você não precisa dos serviços humanos no processo de conciliação dos boletos bancários. É muito mais confiável, econômico, rápido e menos sujeito a erros. Além disso, não há necessidade de pagar salários altos aos contadores especialistas em conciliar dados.
Gostou das dicas? Automatize a conciliação de boletos e carnês emitidos pela sua empresa com uma das soluções WidePay! Elas são facilmente integráveis a todos os bancos do mercado!