Minimizar gastos é uma das tarefas diárias de qualquer empreendedor. Isso porque, logicamente, quanto menores eles forem, melhor será para a lucratividade. Nesse sentido, é essencial tentar a redução de custos administrativos, pois essa ação permite a maximização da receita.
Ao mesmo tempo, nem sempre é uma tarefa fácil. Nenhuma empresa apresenta esse tipo de custo porque quer. É necessário entender como funcionam exatamente os processos para identificar oportunidades.
O que são custos administrativos?
Para entender como fazer a redução de custos administrativos, antes você precisa ter claro o conceito desse tipo de passivo. Via de regra, são considerados dois tipos de custos principais:
- Custos operacionais: são gastos diretamente ligados à operação em si do negócio, como a produção dos produtos e serviços oferecidos aos clientes.
- Custos administrativos: são os gastos que uma empresa tem para se manter atuando, mas que não necessariamente têm relação direta com a produção dos produtos e serviços.
Essa é uma diferença-chave para entender o porquê de os custos administrativos serem o foco na hora de maximizar os lucros de uma organização. Geralmente, a produção final da organização é menos afetada pela redução de gastos administrativos do que quando isso é feito no plano operacional.
Mas como fazer para reduzi-los de maneira eficiente e sem prejudicar o bom andamento dos processos internos? É o que veremos na sequência.
Como fazer a redução de custos administrativos?
Já é meio que rotina empresarial: quando a coisa aperta, sobra para algum funcionário. Apesar de ser vista como a principal solução para redução de custos administrativos, a demissão de colaboradores não é, nem de longe, a melhor alternativa para essa finalidade.
Existem muitas ações que podem ser tomadas nesse sentido e que se tornam muito mais eficazes na maximização dos resultados. Além disso, a perda de funcionários se converte em mais trabalho para a sua equipe, exigindo treinamento e divisão de esforços — algo que, no curto prazo, pode também prejudicar os resultados.
Vamos, portanto, entender o que pode ser feito para conseguir a redução de custos administrativos a partir de agora.
Dica 1 • Mantenha uma análise geral dos custos do seu negócio
A primeira coisa a fazer pensando na redução dos custos administrativos é analisá-los. Aliás, não somente eles, mas tudo que envolve a empresa — inclusive os gastos operacionais. Essa é, afinal, a melhor forma de entender tudo que envolve a organização e poder direcionar esforços para aquilo que realmente esteja afetando os resultados.
Não pense que sair cortando custos aleatoriamente, sem efetivamente estudá-los, é uma boa ideia. Por vezes, pode-se encontrar um resultado de curto prazo com uma ação específica, mas nem sempre ela se mantém positiva no longo prazo que, em suma, é o que garante a sobrevivência de qualquer negócio.
Esse é um dos principais erros dos empreendedores: tomar decisões por “achismo”. Avalie sempre com calma quais os custos mais relevantes e, principalmente, o impacto deles no seu negócio. Alguns gastos podem ser negociados, por exemplo, sem exigir o corte necessariamente.
Dica 2 • Envolva seus colaboradores no processo de decisão
Especialmente em micros e pequenas empresas, é normal que os gestores centralizem a tomada de decisão para si. Alguns empreendedores podem preferir esse tipo de controle para não perder autoridade para subordinados, mas essa é uma visão um tanto quanto ultrapassada. Atualmente, ser líder é mais importante do que ser chefe.
Ademais, são os próprios colaboradores e funcionários que farão com que o operacional funcione. Portanto, a consciência da necessidade de economias precisa estar com eles também. De nada adianta fazer a redução de custos administrativos e seguir com desperdícios em outras áreas. A criação de um manual interno de uso dos recursos é mais um exemplo que pode ajudar.
Por fim, nada melhor que quem realmente executa as funções para ajudar a direcionar um corte de gastos. Eles têm, afinal, total propriedade para argumentar se algo vai (ou não) impactar o cotidiano da empresa.
Dica 3 • Reveja os processos internos da empresa
Além de avaliar custos, outra ação recomendável é sempre revisar e acompanhar os processos da sua organização. E isso, claro, não deve ser feito apenas em momentos de crise, mas sim como acompanhamento recorrente.
Será que a empresa não apresenta falhas em processos que geram gastos desnecessários? Ou vendas feitas de qualquer jeito que, no final, tiveram erros e precisaram ser devolvidas? Tudo isso gera despesas absolutamente desnecessárias as quais, em muitos casos, sequer são percebidas. É o que se chama de custos ocultos.
Outro bom exemplo são os estoques. Muitas empresas exageram nas quantidades de produtos estocados e se esquecem de que isso reflete em custo de armazenamento. A opção nesse caso é tentar trabalhar com estoques mais reduzidos desde que, claro, você tenha um fornecedor confiável e cálculos precisos da demanda, sem impactar o consumidor.
Portanto, a análise dos processos internos pode ser uma estratégia poderosa visando a redução de custos administrativos. Além de identificar erros, você poderá encontrar oportunidades de automatização de atividades. O uso da tecnologia traz ganho de produtividade e ainda reduz a quantidade de erros, gerando resultados em todos os aspectos.
Dica 4 • Terceirize algumas atividades da organização
Ainda pensando nos processos, outra oportunidade de redução de custos administrativos é a terceirização. Algumas atividades que você queira centralizar acabam gerando um trabalho desnecessário. Nesse caso, contratar uma empresa especializada em determinado serviço pode ser uma ótima ideia.
Um exemplo clássico é o recrutamento. Pode ser que o seu negócio mantenha esse processo interno, mas ele é ocasional e gera custos. Talvez seja melhor deixá-lo para uma equipe terceirizada, contratando o serviço pontualmente. Isso permite que o processo seja ainda mais eficiente e, na maioria das vezes, com gastos menores.
O mesmo pode valer para uma série de outras atividades. Apenas não deixe que atividades diretamente relacionadas à essência do negócio sejam terceirizadas.
Dica 5 • Use a tecnologia para reduzir custos administrativos
Por fim, mas não menos importante, está o uso da tecnologia. Essa é uma das formas mais eficazes de alcançar a redução de custos administrativos. E a nossa recomendação final é que você adicione o uso de softwares para gerenciamento do seu fluxo de caixa, maximizando receitas e reduzindo gastos ao mesmo tempo.
A Wide Pay tem uma solução completa de recebimento. Você consegue não apenas diversificar os métodos de pagamento dos clientes (garantindo assim facilidade na obtenção das suas receitas), como principalmente acompanhar gráficos e relatórios. Assim, fica mais fácil encontrar informações e oportunidades de redução de custos administrativos e, consequentemente, maximização dos resultados organizacionais.
