A gestão de boletos bancários é, sem dúvida, um dos processos que mais exige organização por parte dos gestores. Isso vale especialmente para empresas com múltiplos clientes. Afinal, ter todos sob controle torna-se um desafio no meio de tantos acontecimentos de rotina.
Esse é o caso do seu negócio? Então continue lendo a matéria! Vamos compartilhar seis dicas especiais para que você tenha total controle das cobranças junto aos seus clientes. Depois da leitura, a gestão de boletos bancários vai se tornar um processo descomplicado e eficiente.
As 6 melhores dicas para otimizar a sua gestão de boletos bancários
Os boletos bancários são, em tese, um instrumento utilizado para facilitar a cobrança dos seus clientes. Além de extremamente simples, esse documento é bastante popular. Isso porque não exige uma conta bancária – ao contrário de alternativas como a transferência bancária ou o cartão de crédito.
Por outro lado, conforme aumenta o seu volume de vendas, a quantidade de boletos em aberto cresce também. Isso dificulta de maneira significativa a gestão de boletos bancários. Para manter o controle sobre as cobranças, você deve empregar as dicas que vamos compartilhar a seguir.
Dica #1: crie um calendário de vencimentos
Todo boleto bancário apresenta uma data de vencimento, isto é, o dia limite para o cliente pagar o valor devido. Contudo, durante o andamento do mês, é normal que existam múltiplos boletos em aberto. Isso torna a gestão de boletos bancários um tanto quanto complexa para acompanhar manualmente.
Uma boa forma de garantir a eficiência dos processos de cobrança está no uso de um sistema automatizado (não deixe de conferir a dica número seis!). No entanto, talvez ainda não seja possível realizar qualquer tipo de investimento. A alternativa, então, seria criar um calendário de vencimentos.
Ou seja, aqui estamos sugerindo uma ferramenta – até mesmo um Excel ajudaria no processo – que permita elencar todos os boletos em aberto. Assim, torna-se fácil acompanhar as datas de vencimento. Acompanhe quais boletos estão atrasados, quais estão em dia e, principalmente, aqueles próximos do vencimento. Essa é, aliás, justamente a nossa próxima dica para melhorar a gestão de boletos bancários.
Dica #2: realize uma cobrança antecipada
Ainda pensando nas datas de vencimento, outra boa prática é antecipar a cobrança dos boletos bancários. Isso não significa que você vai receber antes do dia acordado com o cliente. Mas é possível criar mecanismos de lembrete para que ele não se esqueça de realizar o pagamento – algo que é, inclusive, bastante comum.
Aqui, o cuidado deve ser apenas no tom da cobrança. Como o documento ainda não venceu, uma abordagem muito objetiva pode deixar o cliente desconfortável. Na prática, ele ainda não deve nada para a sua empresa. Use um discurso suave, reforçando que se trata apenas de um lembrete para que ele não deixe o boleto vencer. Isso ajuda a não afetar o relacionamento.
Vale lembrar que o Wide Pay tem um recurso que permite a aplicação de desconto por antecipação. Pode ser uma boa forma de estimular o seu cliente a pagar mais rapidamente o seu boleto bancário.
Dica #3: estabeleça perfis para os seus clientes
Em muitas oportunidades, você perceberá que está vendendo para clientes fidelizados. Isto é, pessoas que compraram anteriormente na sua loja. Isso é positivo, pois indica que houve aprovação da primeira aquisição.
Ao mesmo tempo, trata-se de uma boa oportunidade para criar perfis dos consumidores, especialmente em relação ao cumprimento dos pagamentos. Se um cliente é inadimplente, você deve salvar essa informação. Lembre-se, ao gerar uma nova cobrança, de que essa pessoa tende a dar trabalho no recebimento.
Por outro lado, clientes que possuem ótimo histórico de pagamentos podem ter benefícios em novas cobranças. Eles, afinal, oferecem segurança de que vão honrar seus pagamentos.
Dica #4: crie indicadores para os seus boletos
Já diria Peter Drucker: se você não pode medir, não conseguirá gerenciar um negócio. Portanto, essa é outra prática interessante para a gestão de boletos bancários, assim como para outras atividades de rotina. Crie indicadores para os processos de cobrança.
Aqui, você pode monitorar a quantidade de diversos elementos. Por exemplo, os boletos emitidos, o percentual de pagamentos dentro do prazo de vencimento ou o índice de inadimplência. E sabe o que é melhor nos indicadores e nas métricas? A possibilidade de criar acompanhamentos periódicos para entender a evolução (ou não) da empresa.
Dica #5: entenda a importância dos boletos para o caixa
Um dos grandes problemas da gestão dos boletos bancários é a inadimplência. Isso significa que você vendeu um produto (ou serviço), mas não recebeu sua parte no acordo com o cliente final. E, o que é pior, esse valor não estará no caixa da sua empresa para cobrir os custos do negócio.
Nesse sentido, tente compreender quanto das suas receitas se origina das cobranças via boleto bancário. Esta pode ser uma boa técnica de gestão: elevar o capital de giro para cobrir esses valores, gerando proteção para casos de inadimplência.
No Mercado Financeiro, esse processo é chamado de Provisão para Devedores Duvidosos (PDD). Trata-se de uma boa forma de se proteger diante de eventuais atrasos de pagamento. A vantagem é que isso não afeta a sua gestão financeira como um todo. Se até os grandes bancos trabalham dessa forma, por que você também não deveria, não é mesmo?
Dica #6: utilize um sistema para automatizar a gestão de boletos
Por fim, lembre-se de que a tecnologia é uma grande aliada para gerenciar os boletos da sua empresa. E, se o grande problema é controlar todas as cobranças, um sistema financeiro é a ferramenta ideal para esse objetivo.
Sendo assim, aproveite para conhecer e criar sua conta Wide Pay gratuitamente. Entre as vantagens oferecidas pela nossa plataforma está justamente a gestão de boletos bancários. Trata-se de uma forma mais barata de emitir boletos do que oferecem os grandes bancos. E ainda inclui uma solução completa no acompanhamento das cobranças.
Esse acompanhamento é um grande diferencial para que você mantenha todos os boletos sob controle, da emissão ao pagamento. Tudo em uma tela, com os dados registrados e com toda a segurança exigida para uma transação financeira. O sistema Wide Pay certamente ajudará com a gestão de cobranças, em especial em relação aos boletos bancários.
Gostou das dicas? Confira nosso blog e continue se informando sobre gestão financeira!